Kaufmännische Assistenz (m/w/d)
Aufgaben
- Sie unterstützen den Vertriebsleiter bei Aufgaben wie beispielsweise der Reise- und Terminplanung sowie deren Organisation für NSM, Kalenderpflege, Bearbeitung der Korrespondenz, Datenpflege und -archivierung, Erstellung von Spesenabrechnungen, Verwaltung und Pflege von Außendienstlisten und weiterem
- Sie sind Ansprechpartner für den Außendienst und Bezirksleiter
- Zusätzlich organisieren Sie interne Meetings/Veranstaltungen und Mitwirkung bei deren Planung und Gestaltung sowie Zusammenarbeit mit Veranstaltungsagenturen
- Sie stellen wöchentliche E-Mails für den Außendienst nach vorgegebenen Inhalten zusammen
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationsfolien für Meetings
- Bezirksleiter in der Region Süd zur Beantwortung von Fragen und Hilfestellung sowie zur Mitarbeit bei Vertriebsteilprojekten
- Mitkontrolle des Spesenmanagements inkl. Abgrenzungen und die Unterstützung bei Budget und Rechnungsverwaltung
- Koordination von Reisearrangements, Terminen und Organisation von Meetings und Telefonkonferenzen
- Abwicklung der Korrespondenz (auch in englischer Sprache) mit Gerichten, Anwälten, Behörden, Verbänden, Seminaranbietern, Kollegen im In- und Ausland sowie Gremienmitgliedern und anderen Partnern der Lilly-Stiftung sowie die Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen
- Betreuung des internen und externen Internetauftritts der Rechtsabteilung und der Stiftung
Profil
- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie beispielsweise Sekretär/-in oder einen ähnlichen Abschluss
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten mit
- Teamfähigkeit und eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Koordinationsfähigkeiten und Erfahrung mit funktionsübergreifender Teamarbeit
- Sie haben sehr gute Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
- Hohes Maß an Flexibilität, Eigeninitiative, Selbständigkeit und Eigenverantwortung
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen und weiterer Programme wie SharePoint und Salesforce
- Regelmäßige Anwesenheit im Büro erforderlich
- Affinität zur Arbeit mit einer Stiftung
- Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, strukturierte und selbständige Arbeitsweise und intrinsische Motivation
Benefits
- Arbeit in einem internationalen Unternehmen
- Langfristig geplante Perspektiven
- Arbeit in einem modernen Umfeld
- Begleitung während des gesamten Bewerbungsprozesses
Über Hays
Mit über 15 Jahren Erfahrung in der klassischen Pharmaindustrie, Biotechnologie, Chemie und Medizintechnik kennen wir die entscheidenden Kontaktpersonen, die anspruchsvolle Aufgaben mit Potenzial ausschreiben. Die hohe Personalnachfrage eröffnet spannende Möglichkeiten für engagierte Fach- und Führungskräfte, um sich beruflich zu entwickeln und an der eigenen Karriere zu arbeiten. Als spezialisierte Personalberatung mit einem internationalen Netzwerk bieten wir Ihnen entscheidende Vorteile – und das völlig kostenfrei für Sie. Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Positionen und Projekten.
Besetzungsprozess für eine Fest- oder temporäre Anstellung
- Analyse der Qualifikationen
- Kennenlernen
- Kontakt mit Kunden oder Kundinnen
- Vertragserstellung mit Hays
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1. Analyse der Qualifikationen
Wir führen eine ausführliche Analyse Ihrer fachlichen Qualifikationen und Bewerbungsunterlagen durch.
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